Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Deponeerimiskoordinaator
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime oma meeskonda deponeerimiskoordinaatorit, kelle ülesandeks on dokumentide ja andmete deponeerimise protsesside koordineerimine ning haldamine. Deponeerimiskoordinaator tagab, et kõik vajalikud dokumendid, andmed või materjalid jõuavad õigel ajal ja korrektselt määratud asutustesse või andmehoidlatesse. Tema töö hõlmab suhtlust erinevate osapooltega, sealhulgas klientide, partnerite, arhiivide ja ametiasutustega, et tagada deponeerimisprotsessi sujuv kulg ning vastavus seadusandlikele ja organisatsioonisisestele nõuetele.
Deponeerimiskoordinaator peab olema väga täpne, süsteemne ja hea suhtleja, kuna töö nõuab detailide jälgimist ning tihedat koostööd erinevate osapooltega. Töö hõlmab dokumentide ettevalmistamist, kontrollimist, registreerimist ning nende edastamist vastavatesse süsteemidesse või asutustesse. Lisaks peab deponeerimiskoordinaator jälgima deponeerimistähtaegadest kinnipidamist ning vajadusel teavitama osapooli muudatustest või puudustest dokumentatsioonis.
Oluline osa tööst on ka deponeerimisprotsesside arendamine ja parendamine, et muuta need efektiivsemaks ja vastavaks kehtivatele standarditele. Deponeerimiskoordinaator töötab tihedas koostöös teiste osakondadega, et tagada kogu ettevõtte dokumentatsiooni korrektne haldamine ja säilitamine. Vajadusel osaleb ta ka koolitustel ning aitab juurutada uusi süsteeme või protseduure.
Sobiv kandidaat on kohusetundlik, hea ajaplaneerimisoskusega ning suudab töötada nii iseseisvalt kui ka meeskonnas. Ta tunneb hästi dokumentide haldamise põhimõtteid, omab kogemust andmebaaside või arhiivisüsteemidega ning on valmis õppima uusi tehnoloogiaid. Deponeerimiskoordinaatoril peab olema kõrge vastutustunne, sest tema töö mõjutab otseselt ettevõtte andmete ja dokumentide säilimist ning kättesaadavust.
Kui tunned, et see väljakutse sobib sulle ning soovid panustada ettevõtte dokumentide ja andmete turvalisse ning korrektsesse haldamisse, ootame sinu kandideerimisavaldust!
Kohustused
Text copied to clipboard!- Dokumentide ja andmete deponeerimisprotsesside koordineerimine
- Deponeerimistähtaegadest kinnipidamise jälgimine
- Suhtlemine klientide, partnerite ja ametiasutustega
- Dokumentide ettevalmistamine, kontrollimine ja registreerimine
- Andmete sisestamine ja haldamine arhiivisüsteemides
- Deponeerimisprotsesside arendamine ja parendamine
- Puuduste või muudatuste teavitamine osapooltele
- Koostöö teiste osakondadega dokumentide haldamisel
- Uute süsteemide või protseduuride juurutamises osalemine
- Aruandluse ja statistika koostamine deponeerimise kohta
Nõuded
Text copied to clipboard!- Kõrgharidus või erialane kutseharidus
- Varasem töökogemus dokumentide haldamise või arhiivitöö valdkonnas
- Hea suhtlemis- ja koostööoskus
- Täpsus ja süsteemsus tööülesannete täitmisel
- Hea ajaplaneerimisoskus ja kohusetundlikkus
- Oskus kasutada andmebaase ja dokumentide haldamise tarkvara
- Eesti keele valdamine kõnes ja kirjas, kasuks tuleb inglise keele oskus
- Võime töötada nii iseseisvalt kui ka meeskonnas
- Valmidus õppida uusi süsteeme ja protseduure
- Kõrge vastutustunne ja konfidentsiaalsus
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus dokumentide haldamise või arhiivitööga?
- Kuidas tagate deponeerimistähtaegadest kinnipidamise?
- Kirjeldage olukorda, kus pidite lahendama dokumentatsiooni puudusi.
- Milliseid dokumentide haldamise tarkvarasid olete kasutanud?
- Kuidas suhtlete erinevate osapooltega deponeerimisprotsessis?
- Kuidas tagate andmete ja dokumentide konfidentsiaalsuse?
- Kas olete osalenud uute süsteemide või protseduuride juurutamises?
- Kuidas planeerite oma tööaega ja prioriteete?
- Milliseid arhiivisüsteeme tunnete?
- Kuidas reageerite ootamatutele muudatustele deponeerimisprotsessis?
